DENUNCIA DE IRREGULARIDADES
El presente módulo está dedicado a la Denuncia de irregularidades, su funcionalidad y su campo de aplicación
Unidad didáctica N.° 1 – Para qué sirve
Acea, siempre atenta a la prevención de riesgos que podrían comprometer la gestión responsable y sostenible de su negocio, ha adoptado la denuncia de irregularidades entre sus herramientas de control interno para garantizar la equidad y la transparencia en la conducción de los negocios y las actividades realizadas, para combatir la corrupción y proteger su posición y reputación.
El sistema de denuncia de irregularidades está regulado por el procedimiento (PRO_AUD01- Versión 2.0 Denuncia de irregularidades y enlace). El documento tiene como objetivo reglamentar el sistema a través del cual cualquier persona puede realizar denuncias voluntarias y discrecionales, garantizando la confidencialidad de la identidad del denunciante y preservándolo de cualquier represalia.
El procedimiento tiene el objetivo de definir las características y requisitos de las denuncias, evitando que se realicen denuncias abusivas o falsas. Además, proporciona indicaciones operativas sobre el objeto, los contenidos, destinatarios y modos de transmisión de las denuncias.
Unidad didáctica N.° 2 – Campo de aplicación
Para gestión de las denuncias y el procesamiento de los datos, incluidos datos personales que se refieren a la persona denunciada, así como el procesamiento de la información personal relacionada con el denunciante, son llevados a cabo por Acea S.P.A., como Titular del procesamiento y como Responsable del procesamiento para filiales, a través del Oficial de Ética.
La gestión de las denuncias recibidas a través de los canales proporcionados es responsabilidad del Oficial de Ética, el órgano colegiado del grupo que verifica cualquier incumplimiento de la ley, de los reglamentos internos, también en interés de las filiales y en cumplimiento de las disposiciones legales aplicables.
En particular, su actividad de verificación se basa en los principios de necesidad, proporcionalidad y legitimidad del procesamiento, según lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 relativo a la protección de las personas con respecto al Procesamiento de datos personales (GDPR).
Unidad didáctica N.° 3 – El proceso
La gestión de las Denuncias de irregularidades se articula en diferentes fases:
- transmisión de la denuncia;
- instrucción de la denuncia;
- evaluación preliminar;
- investigación;
- resultado.
Veamos estas etapas más detalladamente.
Acea pone a disposición canales alternativos para agilizar la recepción de denuncias, a saber:
- la plataforma informática;
- el correo electrónico, a la dirección: segnalazioni@aceaspa.it;
- correo postal a la dirección: Acea S.p.A., Ethic Officer, Piazzale Ostiense, 2 – 00154, Roma.
En cambio, las denuncias de presuntas infracciones al Modelo de Organización, Gestión y Control 231 de Empresas, se pueden transmitir a través de:
- la plataforma informática, en cuyo caso el Oficial de Ética las remitirá al correspondiente Órgano de Supervisión de la Sociedad del Grupo;
- correo electrónico a la casilla correspondiente al Organismo de Vigilancia de la Sociedad del Grupo interesada;
- correo electrónico a las casillas dispuestas por el correspondiente Organismo de Vigilancia de la Sociedad del Grupo;
Posteriormente, el Oficial de Ética se asegura, directamente o mediante la función de Auditoría Interna, de que se realicen todas las verificaciones necesarias de los hechos denunciados en el menor tiempo posible y de conformidad con los principios de corrección, objetividad, imparcialidad, autonomía e independencia de juicio, competencia profesional y diligencia, adoptando métodos de gestión de procesos que garanticen el respeto a la confidencialidad del denunciante y del denunciado.
La actividad de instrucción está integrada por tres etapas:
- evaluación preliminar;
- investigación;
- resultado.
El objetivo de la evaluación preliminar es clasificar las comunicaciones recibidas para identificar las denuncias recibidas y evaluar el cumplimiento de las condiciones necesarias para el inicio de la siguiente fase de investigación.
El objetivo de las actividades de investigación de las denuncias calificadas como inherentes es llevar a cabo verificaciones, análisis y evaluaciones específicas para determinar si los hechos denunciados son verdaderos o no, definir su resultado y formular recomendaciones con respecto a la adopción de acciones correctivas necesarias sobre áreas y procesos corporativos afectados por la denuncia.
Al finalizar las actividades de instrucción, el Oficial de Ética, a través de su secretaría técnica, informa el resultado de las actividades de investigación en un Registro específico.
Muy bien, hemos llegado al final de nuestro curso. ¡Ponte a prueba con la evaluación final!